Wie kann man eine Zahlungserinnerung schreiben?

Die Zahlungserinnerung wird in der Regel vor der ersten Mahnung angewandt, um an eine noch offene Rechnung zu erinnern. Sie ist grundsätzlich sehr freundlich und wohlwollend formuliert, da davon ausgegangen wird, dass die Zahlung im Geschäftsalltag schlicht vergessen wurde. Dementsprechend wird in der Zahlungserinnerung auch eine großzügige Zahlungsfrist eingeräumt, bevor gemahnt wird.

Aufgesetzt werden kann die Zahlungserinnerung formlos per E-Mail oder aber als Geschäftsbrief. Dann ist sie mit einem entsprechenden Briefkopf, der die Anschrift und das Datum enthält, zu versehen.

Mit ein paar Zeilen Abstand ist dann die vollständige Anschrift des Rechnungsempfängers aufzuführen, immer, wenn möglich, mit einer konkreten Ansprechperson, auch bei größeren Unternehmen.

Nun zwei bis drei Zeilen Abstand lassen und die Überschrift „Zahlungserinnerung“ einfügen. Diese kann optional vom restlichen Text beispielsweise durch Fettschrift abgehoben werden. Unter die Überschrift sollte dann noch ein Hinweis platziert werden, worauf sich die Zahlungserinnerung bezieht, idealerweise eine Rechnungsnummer.

Nun wird der eigentliche Text mit einer höflichen, freundlich formulierten Anrede eingeleitet (Beispiel: „Sehr geehrter Herr Mauser, …“).

Den Text der Zahlungserinnerung kann man frei gestalten, es empfiehlt sich jedoch eine insgesamt freundliche Formulierung (Beispiel: „selbst bei sorgfältiger Arbeitsweise kann ein Zahlungstermin einmal in Vergessenheit geraten. Wir möchten Sie daher kurz daran erinnern, dass unsere Rechnung vom … derzeit noch offen ist.“). Schließlich möchte man einerseits die Zahlung, andererseits den Kunden nicht verärgern.

Wenn ein neues Zahlungsziel angegeben wird, sollte dies großzügig bemessen werden und auf die Androhung einer Mahnung zunächst einmal verzichtet werden.

Für den postalischen Versand sollte das Schreiben abschließend noch unterschrieben werden, dann kann es verschickt werden.