Wie kann man eine Rechnung richtig schreiben?

Bevor man eine Rechnung schreibt, ist zu beachten, dass die deutsche Gesetzgebung zwischen sogenannten Kleinbetragsrechnungen bis 150,- Euro und Rechnungen, die darüber hinausgehen, unterscheidet. Rechnungen über den genannten Wert sind nach § 14 Umsatzsteuergesetz (UStG) zu erstellen, Kleinbetragsrechnungen nach § 33 der Umsatzsteuerdurchführungs-Verordnung.

Eine Rechnung sollte grundsätzlich analog eines geschäftlichen Briefbogens aufgebaut werden. Im Briefkopf ist dabei neben den Adress- und Kontaktdaten (E-Mail, Mobil) des Rechnungserstellers noch die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt.-Id-Nr.) hinzuzufügen.

Mit etwas Abstand folgt dann die Anschrift des Rechnungsempfängers. Zusätzlich sind das Rechnungsdatum und die Rechnungsnummer mit anzugeben. Die Rechnungsnummer muss dabei nach der Gesetzgebung eine fortlaufende Nummer sein, die je Geschäftsjahr nur einmalig vergeben werden darf.

Es folgt der eigentliche Inhalt der Rechnung, optional eingeleitet durch eine Anrede sowie ein bis zwei erklärende Sätze. Hier sollten nun alle Artikel oder Dienstleistungen, die in Rechnung gestellt werden, genauestens aufgeführt werden. Dies kann als Fließtext hingeschrieben werden, besser ist jedoch eine tabellarische Auflistung. Die einzelnen Spalten sollten dann die Anzahl der jeweiligen Artikel, die genaue Artikelbezeichnung, den Einzelpreis und den Gesamtpreis enthalten.

Am Ende der Auflistung muss der Gesamtbetrag, einmal ohne Umsatzsteuer (Nettobetrag) und einmal mit Umsatzsteuer (Bruttobetrag) ausgewiesen werden. Der Umsatzsteuerbetrag ist dann noch einmal gesondert aufzuführen.

Ebenfalls in der Rechnung nicht fehlen, dürfen Informationen zur Rechnungsfälligkeit sowie die Zahlweise und eine Bankverbindung, falls eine Überweisung gewünscht wird.

Für Kleinbetragsrechnungen entfällt die Notwendigkeit, den Rechnungsempfänger konkret zu benennen sowie eine Rechnungsnummer zu vergeben. Ferner ist keine separate Ausweisung der Umsatzsteuer notwendig.