Wie kann man eine Email richtig schreiben?

Um eine Email schreiben zu können, benötigt man einen Computer, einen Internetzugang sowie ein Email-Konto. Ein solches Konto bekommt man bei vielen verschiedenen Anbietern (Beispiel Anbieter: www.gmx.de ; www.web.de ; www.googlemail.com ).

Um eine Email nun richtig zu schreiben, muss man zunächst den Empfänger angeben. Grundsätzlich stehen dabei drei Möglichkeiten zur Verfügung.

Im „An“ Feld werden Empfänger eingetragen, welche diese Email als Original erhalten sollen. Das „Cc“ Feld ist vorgesehen für Empfänger, welche die Email in Kopie erhalten sollen. Hierbei werden keine inhaltlichen Unterschiede gemacht. Im „Bcc“ Feld schließlich, werden Empfänger eingetragen, welche die Email ebenfalls in Kopie erhalten, jedoch für die anderen Empfänger nicht sichtbar sein sollen.

Eine Email ist stets mit einem aussagekräftigen und zum Inhalt passenden Betreff zu versehen. Damit wird nicht nur die thematische Einordnung durch den Empfänger erleichtert, sondern auch verhindert, dass die Email versehentlich als Spam erkannt und herausgefiltert wird.

Wie einen Brief auch, sollte man eine Email immer mit einer formalen und höflichen Anrede einleiten (Beispiel: „Guten Tag Frau Müller, …“).

Beim Verfassen des anschließenden Textkörpers hat der Verfasser weitestgehend freie Hand. Vorsichtig sollte man bei der Verwendung von bestimmten Formatierungen sein, da diese nicht von jedem Mailprogramm gleichermaßen interpretiert werden, was zu Verzerrungen in der Textdarstellung führen kann. Die wenigsten Schwierigkeiten dahin gehend ergeben sich mit dem Format „HTML“, was sich bei vielen Email Programmen leicht einstellen lässt.

Beendet werden sollte eine Email mit einer dem Text entsprechenden Grußformel. Generell kann hier ein etwas lockerer Schreibstil angewandt werden als in Geschäftsbriefen (Beispiele: „Mit Besten Grüßen“ ; „MfG“).

Sollen Dateien an die Email angehängt werden, ist darauf zu achten, dass diese vom Empfänger auch geöffnet werden können. Das verwendete Dateiformat sollte im Zweifel vorher geklärt werden. Darüber hinaus ist auf die Dateigröße zu achten. Viele Postfächer haben eine eingebaute Größenbeschränkung und blockieren Emails, welche diese Größe überschreiten. 5 Megabyte als maximale Richtgröße sollten hier beachtet werden.