Was man braucht: Computer, Textverarbeitungsprogramm, Drucker, Papier
Zeitaufwand: Circa eine halbe Stunde
Schwierigkeit: Leicht
1
Ein Schreiben sollte heutzutage nicht mehr handschriftlich, sondern ausschließlich am Computer aufgesetzt werden. Dies erleichtert nicht nur die Handhabung und eventuell notwendige Korrekturen, auch die Aufmachung wirkt deutlich professioneller.
2
Das Schreiben beginnt mit der Kopfzeile. In dieser wird linksbündig, mit der obersten Zeile beginnend, die eigene vollständige Anschrift platziert. Auf der rechten Seite gegenüber, ebenfalls in der obersten Zeile werden der Ort und das aktuelle Datum eingefügt (Beispiel: „Mannheim, 12.03.2011“).
3
Nun sind von der Anschrift etwa zwei Zeilen Platz zu lassen, dann wird die Anschrift des Empfängers eingefügt. Bei entsprechender Brieffaltung hat dies den Vorteil, dass die Anschrift in einem Briefumschlag mit Sichtfenster hinterher direkt lesbar ist.
4
Jetzt wieder ein bis zwei Zeilen Abstand einfügen und dann eine Betreffzeile platzieren (Beispiel: „Betreff: Antwort auf Ihr Schreiben vom 07.03.2011“).
5
Nun noch einmal eine Zeile Abstand lassen und den inhaltlichen Teil des Schreibens mit der förmlichen Anrede einleiten (Beispiel: „Sehr geehrte Frau Schmidt, …“ oder „Sehr geehrte Damen und Herren, …“).
6
Der inhaltliche Teil sollte neutral, sachlich und höflich geschrieben sein, auch wenn es sich beispielsweise um ein Beschwerdeschreiben handelt. Absätze lockern den Text auf und erhöhen die Lesbarkeit. Wechsel der Zeitformen und gedankliche Sprünge sollten vermieden werden.
7
Abgeschlossen werden sollte der inhaltliche Teil mit einer entsprechenden Grußformel (Beispiel: „Mit freundlichem Gruß“). Darunter ist, mit etwas Abstand für die spätere Unterschrift, der Name des Verfassers zu setzen.
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Zum Schluss muss das Schreiben nun ausgedruckt und handschriftlich unterschrieben werden, dann ist es bereit zum Verschicken.