Was man braucht: Computer, Textverarbeitungssoftware, Drucker, Papier
Zeitaufwand: Circa eine halbe Stunde
Schwierigkeit: Leicht bis mittel
1
Ein Geschäftsbrief ist nach einem bestimmten, vorgeschriebenen Muster aufzubauen, was auch unter anderem in der DIN 5008 geregelt ist.
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Alle Zeilen beginnen an der Fluchtlinie (2,41 cm Abstand zum linken Seitenrand). Absätze innerhalb des Briefes sind mit einer Leerzeile zu trennen.
3
Der Briefkopf kann frei gestaltet werden und sollte die aussagekräftige Firmenbezeichnung enthalten. Alternativ kann eine Grafik oder ein Werbetext an dieser Stelle platziert werden.
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Das Anschriftenfeld, welches die Adresse des Empfängers enthält, ist gemäß DIN 5008 (Google Suchbegriff: „Anschrift DIN 5008“) aufzubauen. Es wird linksseitig unter den Briefkopf platziert.
5
Der Platz rechts vom Anschriftenfeld bleibt frei für interne Vermerke des Empfängers.
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Es folgt eine Bezugszeichenzeile, die Angaben zu bisherigem Schriftverkehr und optional Namen und Telefonnummer des Sachbearbeiters enthält. Hier wird auch das Datum, entweder in numerischer oder alphanumerischer Schreibweise (Beispiel: numerisch „2009-09-28“ ; alphanumerisch „28. September 2009“ platziert.
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Nun folgt optional eine Betreffzeile, die eine kurze Inhaltsangabe über den Brief enthält. Das Wort „Betreff“ selbst sollte, wenn es der Kontext zulässt, weggelassen werden.
8
Zwischen Betreff und Anrede sind zwei Zeilen Platz zu lassen. Die Anrede selbst sollte förmlich, aber personenbezogen sein, wenn dies möglich ist (Beispiel: „Sehr geehrter Herr Oberhammer, …“).
9
Nun folgt der inhaltliche Teil des Geschäftsbriefes. Dieser sollte möglichst klar gegliedert und in einem guten, anschaulichen Deutsch verfasst werden. Umständliche und umgangssprachliche Ausdrucksweisen sollten vermieden, wichtige Passagen (Termine, Fristen) hervorgehoben werden.
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Abschluss des Geschäftsbriefes bildet der Gruß. Dieser ist durch eine Leerzeile vom restlichen Text zu trennen und sollte möglichst neutral und förmlich gehalten sein (Beispiel: „Hochachtungsvoll“).
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Nach der Grußformel muss noch Platz für die Unterschrift und den Firmenstempel gelassen werden, dann ist der Geschäftsbrief fertig.