Was man braucht: Papier, Stift, Quittungsblock, Computer, Textverarbeitungssoftware, Tabellenkalkulationssoftware
Zeitaufwand: Circa 10 Minuten
Schwierigkeit: Leicht
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Eine Quittung wird immer dann benötigt, um den Eingang einer Zahlung schriftlich zu bestätigen. Damit ist sie nicht mit einer Rechnung zu verwechseln, bei der eine Zahlung lediglich gefordert, aber noch nicht automatisch erhalten wird.
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Für Quittungen gibt es im Internet zahlreiche Vorlagen (Google Suchbegriff: „Quittung Vorlage“), die sich einfach herunterladen lassen. Alternativ kann auch am eigenen Computer mit einer passenden Text- oder Tabellenkalkulationssoftware in kurzer Zeit eine Quittung geschrieben werden.
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Eine weitere Alternative sind Quittungsblöcke, die vor allem im privaten Bereich angewendet werden können und in jedem sortierten Papierwarengeschäft erhältlich sind. Auf diesen Blöcken sind alle notwendigen Informationen vorgedruckt und müssen lediglich ausgefüllt werden. Ein Durchschlag sorgt damit automatisch für das Erstellen einer Kopie.
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Gewerbliche Quittungen müssen mit einer laufenden Nummer versehen sein. Mindestens für das Geschäftsjahr sind die Quittungen entsprechend durchzunummeriern.
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Ebenso muss bei gewerblichen Quittungen der Nettobetrag mit inkludierter Mehrwertsteuer ausgewiesen werden sowie der Bruttobetrag gesondert. Bei Quittungen im privaten Bereich können diese Angaben ausgelassen werden. Lediglich der Gesamtbetrag ist hier entscheidend. Diesen, wenn möglich auch noch einmal in Worten ausgeschrieben erfassen (Beispiel: „Einhundertsiebenundzwanzig“ für 127,- Euro). Das erschwert eine nachträgliche Manipulation der Quittung.
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Dann muss noch festgehalten werden, wer den Betrag bezahlt hat und für was genau die Zahlung erfolgt ist. Je genauer dies erfasst wird, desto einfacher ist eine spätere Zuordnung der Zahlung.
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Nun ist noch das Datum und der Ort anzugeben und die Quittung vom Zahlungsnehmer zu unterschreiben.