Was man braucht: Computer, Textverarbeitungssoftware
Zeitaufwand: Circa 30 Minuten
Schwierigkeit: Leicht
1
Eine Anfrage unterscheidet sich von der Bestellung vor allem durch die Verbindlichkeit. Alle in einer Anfrage enthaltenen Angaben dienen lediglich der Informationsgewinnung und stellen weder ein rechtlich verbindliches Angebot noch einen Vertrag dar.
2
Eine Anfrage wird im gewerblichen Umfeld immer dann benötigt, wenn man im Vorfeld einer Bestellung die Verfügbarkeit der benötigten Waren oder Dienstleistungen prüfen oder eine aktuelle Preisauskunft haben möchte. Im privaten Bereich sind Anfragen in vielerlei Hinsicht denkbar, unterliegen jedoch keinen Konventionen hinsichtlich Layout und Formulierung.
3
Die Anfrage sollte maschinell erstellt werden und ist wie ein Geschäftsbrief aufzubauen. Zunächst wird dazu ein Briefkopf benötigt. Links oben ist die eigene, vollständige Anschrift einzutragen. Rechts oben der Ort und das aktuelle Datum.
4
Dann folgt die Adresse des Angefragten und eine Betreffzeile (Beispiel: „Betreff: Anfrage bezüglich Verfügbarkeit Büroartikel 23/1234“). Anhand der Betreffzeile wird somit deutlich gemacht, dass es sich bei dem Schreiben um eine Anfrage handelt.
5
Weiter geht es mit der förmlichen Anrede. Wenn ein direkter Ansprechpartner bei der anzufragenden Firma bekannt ist, sollte dieser hier direkt angesprochen werden.
6
Nun sollte die Anfrage auf etwa 10 Zeilen Text konkretisiert werden. Im Idealfall sind Artikelbezeichnungen und –nummern bekannt und sollten genannt werden. Ebenfalls enthalten sein sollte ein Kontakt für Rückfragen, falls diese nicht direkt an den Absender gestellt werden sollen.
7
Die Anfrage schließt mit einer persönlichen Grußformel ab (Beispiel: „Mit freundlichem Gruß“), wird anschließend ausgedruckt und unterschrieben. Bei Versand per Email ist keine eigenhändige Unterschrift für die Anfrage notwendig.