Was man braucht: Computer mit Internetzugang, Rechnungsprogramm „KingBill“, Drucker
Kostenpunkt: 95,- Euro (Basis Version) bis 195,- Euro (Premium Version)
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Im Internet findet man zahlreiche, zumeist kostenpflichtige Programme, zum Schreiben und Verwalten von Rechnungen. Ein besonders gutes und umfangreiches Programm ist die Software „KingBill“ (Informationen und Download unter www.rechnungen.at), welche in der Basis Version 95,- Euro kostet und als kostenlose Testversion für 30 Tage getestet werden kann.
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Nach der Installation sind zunächst einige Grundeinstellungen zu tätigen. Beispielsweise ist das Land der Rechnungsstellung einzustellen. Neben Deutschland, Österreich und der Schweiz, können weitere Länder ausgewählt werden. Entscheidend sind hier die in den jeweiligen Ländern geltenden Steuersätze.
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Im Hauptmenü hat man, neben der Pflege des Kundenstamms auch direkt die Möglichkeit, eine neue Rechnung zu erstellen. Durch Klick auf „Neue Rechnung“ gelangt man dazu in ein separates Fenster.
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Hier können nun alle für die Rechnung relevanten Angaben (Rechnungsdatum, Fälligkeit, Zeitraum der Leistungen, etc.) eingetragen werden. Das Programm ermöglicht dabei das Erstellen spezieller Textbausteine (z. B. Begrüßung und Zahlungsbedingungen), die gespeichert und immer wieder verwendet werden können.
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Mittels eines Vorschaufenster hat man immer einen Überblick über das aktuelle Aussehen des Dokumentes und kann das Layout manuell seinen Wünschen entsprechend anpassen.
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Ein zusätzlicher Vorteil des Programms ist die interne Kundendatenbank. Diese kann jederzeit ergänzt werden, sodass Kunden direkt mit der jeweiligen Rechnung verknüpft werden können. Alle relevanten Daten, wie die Adresse, werden dann automatisch in der Rechnung eingetragen.
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In der Premium Version steht zudem eine Artikelverwaltung zur Verfügung, aus der heraus Daten in die Rechnung eingefügt werden können. In der Basis Version müssen diese Daten manuell eingetragen werden.
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Ist die Rechnung erstellt, kann sie als Pdf Dokument abgespeichert, direkt aus dem Programm ausgedruckt oder per E-Mail verschickt werden. Alle Rechnungen werden zudem im Programm archiviert.