Wie schreibt man Behören einen Brief?

Themenübersicht > Bildung     Veröffentlicht von: Gabriel -  1. Januar 2012

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Viele Menschen tun sich schwer einen Behördenbrief zu schreiben. Dabei ist es ganz einfach. Man sollte in erster Linie sachlich bleiben und den Brief je nach Anlass möglichst kurz halten.
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Wenn man gleich auf den Punkt kommt, dann erhöhen sich die Chancen, dass der Brief schnell bearbeitet wird.
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Ganz wichtig an einem Behördenbrief ist, dass er alle relevanten Informationen beinhaltet. Das heißt es sollte immer das genaue Aktenzeichen, der Name und die Adresse der schreibenden Person angegeben werden. So kann die Behörde den Brief schnell zuordnen.
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Hat man vorher schon einmal mit der Behörde telefoniert, so ist es sinnvoll auch dieses in den Behördenbrief einzubringen. Der erste persönliche Kontakt ruft eine gewisse Vertrautheit in Erinnerung.
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Die Gliederung eines Behördenbrifes ist wie folgt: In die Kopfzeile gehören, wie bei jedem Brief, Name und Anschrift des Absenders und des Empfängers, sowie eventuell der Name des Sachbearbeiters (Beispiel: z.H. Frau Müller).
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In die Betreffzeile gehört das Anliegen und das Aktenzeichen oder ggf. eine Kundenummer.
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Der klassische Behördenbrief beginnt immer mit der Anrede „Sehr geehrte Damen und Herren,“ oder mit der direkten Anrede des Sachbearbeiters (Beispiel: „Sehr geehrte Frau Müller,“.
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Der Hauptteil des Briefes schildert den genauen Sachverhalt. Man sollte die Fragen „Worum geht es?“ „Wie kann man es lösen?“ „Wer ist betroffen?“ „Was wären die Folgen?“ in dem Brief beantworten können.
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In den Hauptteil kommen jedoch auch gute Argumente, welche für das jeweilige Anliegen sprechen. Man sollte sein Anliegen also aussagekräftig begründen um es zum Erfolg zu bringen.
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Manchen Behördenbriefen, wie beispielsweise den Anträgen für Sozialleistungen, muss man Kopien verschiedener Dokumente als Anlage hinzufügen. Dass man dieses getan hat, sollte man selbstverständlich auch im Brief erwähnen.
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