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Uni-Wissen

Wie schreibt man Behören einen Brief?

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Viele Menschen tun sich schwer einen Behördenbrief zu schreiben. Dabei ist es ganz einfach. Man sollte in erster Linie sachlich bleiben und den Brief je nach Anlass möglichst kurz halten.
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Wenn man gleich auf den Punkt kommt, dann erhöhen sich die Chancen, dass der Brief schnell bearbeitet wird.
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Ganz wichtig an einem Behördenbrief ist, dass er alle relevanten Informationen beinhaltet. Das heißt es sollte immer das genaue Aktenzeichen, der Name und die Adresse der schreibenden Person angegeben werden. So kann die Behörde den Brief schnell zuordnen.
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Hat man vorher schon einmal mit der Behörde telefoniert, so ist es sinnvoll auch dieses in den Behördenbrief einzubringen. Der erste persönliche Kontakt ruft eine gewisse Vertrautheit in Erinnerung.
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Die Gliederung eines Behördenbrifes ist wie folgt: In die Kopfzeile gehören, wie bei jedem Brief, Name und Anschrift des Absenders und des EmpfĂ€ngers, sowie eventuell der Name des Sachbearbeiters (Beispiel: z.H. Frau MĂŒller).
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In die Betreffzeile gehört das Anliegen und das Aktenzeichen oder ggf. eine Kundenummer.
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Der klassische Behördenbrief beginnt immer mit der Anrede „Sehr geehrte Damen und Herren,“ oder mit der direkten Anrede des Sachbearbeiters (Beispiel: „Sehr geehrte Frau MĂŒller,“.
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Der Hauptteil des Briefes schildert den genauen Sachverhalt. Man sollte die Fragen „Worum geht es?“ „Wie kann man es lösen?“ „Wer ist betroffen?“ „Was wĂ€ren die Folgen?“ in dem Brief beantworten können.
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In den Hauptteil kommen jedoch auch gute Argumente, welche fĂŒr das jeweilige Anliegen sprechen. Man sollte sein Anliegen also aussagekrĂ€ftig begrĂŒnden um es zum Erfolg zu bringen.
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Manchen Behördenbriefen, wie beispielsweise den AntrĂ€gen fĂŒr Sozialleistungen, muss man Kopien verschiedener Dokumente als Anlage hinzufĂŒgen. Dass man dieses getan hat, sollte man selbstverstĂ€ndlich auch im Brief erwĂ€hnen.