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Uni-Wissen

Wie kann ich Protokolle richtig schreiben?

Was man braucht: Computer, Textverarbeitungsprogramm, Papier, Stift
Zeitaufwand: Etwa eine Stunde
Schwierigkeit: Mittel
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Ein Protokoll zu erstellen ist grundsÀtzlich auf drei verschiedene Arten möglich, die sich vor allem durch einen unterschiedlichen Aufbau und die Darstellung der Informationen unterscheiden.
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Bei dem sogenannten Verlaufsprotokoll wird neben den Ergebnissen eines Meetings auch der möglichst vollstÀndige GesprÀchsverlauf wiedergegeben. Die BeitrÀge der jeweiligen Teilnehmer werden dazu in chronologischer Reihenfolge, meist mittels besonderer Aufnahmeverfahren, festgehalten. Diese Art des Protokolls wird vor allem in Gerichtsverhandlungen und bei polizeilichen Aussagen angewandt.
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Das Ergebnisprotokoll beschrĂ€nkt sich im Gegensatz dazu auf die konkreten Ergebnisse eines Meetings und ist damit deutlich kĂŒrzer als ein Verlaufsprotokoll. Die BeitrĂ€ge der Teilnehmer werden nach einer Agenda geordnet und die dazugehörigen Informationen entsprechend festgehalten, ebenso wie mögliche Ergebnisse und daraus resultierende Maßnahmen. Diese Form des Protokolls wird hauptsĂ€chlich bei Konferenzen, Workshops und Konferenzen angewandt.
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DarĂŒber hinaus gibt es noch das sogenannte Stundenprotokoll, welches vor allem im Schulischen- und Ausbildungsbereich zum Einsatz kommt. Hier werden Inhalte und Ergebnisse einzelner Unterrichtseinheiten protokolliert.
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Welche Form auch gewÀhlt wird, wichtig ist, die Informationen klar zu strukturieren, sodass diese hinterher leicht wiederzufinden sind.
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Wenn nun ein Protokoll aufgesetzt wird, ist dieses zunĂ€chst klar als solches zu titulieren (Beispiel: „Protokoll der Sitzung vom 12.05.2010“).
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Festzuhalten ist der Teilnehmerkreis, und zwar gegliedert nach tatsÀchlich anwesenden Personen und Personen, die das Protokoll bekommen, jedoch nicht am Meeting teilgenommen haben, dem Verteilerkreis.
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Ebenfalls protokolliert werden muss der Ort und der Zeitpunkt des Meetings sowie die Dauer. Optional kann noch vermerkt werden, wer die Besprechung gefĂŒhrt hat und wer der ProtokollfĂŒhrer war.
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Die Themen der Besprechung werden nun idealerweise tabellarisch aufgefĂŒhrt. Die einzelnen Spalten sollten eine laufende Themennummer, eine Themenbeschreibung, erarbeitete Ergebnisse sowie daraus abgeleitete Maßnahmen enthalten. DarĂŒber hinaus sollte noch festgehalten werden, zu welchem Termin und von wem die Maßnahmen umgesetzt werden sollen. Wenn das Protokoll abschließend von allen freigegeben wurde, sind die darin getĂ€tigten Aussagen fĂŒr alle Teilnehmer verbindlich.