Wie kann ich Protokolle richtig schreiben?

Themenübersicht > Bildung     Veröffentlicht von: Gabriel -  28. Dezember 2011

Was man braucht: Computer, Textverarbeitungsprogramm, Papier, Stift
Zeitaufwand: Etwa eine Stunde
Schwierigkeit: Mittel
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Ein Protokoll zu erstellen ist grundsätzlich auf drei verschiedene Arten möglich, die sich vor allem durch einen unterschiedlichen Aufbau und die Darstellung der Informationen unterscheiden.
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Bei dem sogenannten Verlaufsprotokoll wird neben den Ergebnissen eines Meetings auch der möglichst vollständige Gesprächsverlauf wiedergegeben. Die Beiträge der jeweiligen Teilnehmer werden dazu in chronologischer Reihenfolge, meist mittels besonderer Aufnahmeverfahren, festgehalten. Diese Art des Protokolls wird vor allem in Gerichtsverhandlungen und bei polizeilichen Aussagen angewandt.
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Das Ergebnisprotokoll beschränkt sich im Gegensatz dazu auf die konkreten Ergebnisse eines Meetings und ist damit deutlich kürzer als ein Verlaufsprotokoll. Die Beiträge der Teilnehmer werden nach einer Agenda geordnet und die dazugehörigen Informationen entsprechend festgehalten, ebenso wie mögliche Ergebnisse und daraus resultierende Maßnahmen. Diese Form des Protokolls wird hauptsächlich bei Konferenzen, Workshops und Konferenzen angewandt.
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Darüber hinaus gibt es noch das sogenannte Stundenprotokoll, welches vor allem im Schulischen- und Ausbildungsbereich zum Einsatz kommt. Hier werden Inhalte und Ergebnisse einzelner Unterrichtseinheiten protokolliert.
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Welche Form auch gewählt wird, wichtig ist, die Informationen klar zu strukturieren, sodass diese hinterher leicht wiederzufinden sind.
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Wenn nun ein Protokoll aufgesetzt wird, ist dieses zunächst klar als solches zu titulieren (Beispiel: „Protokoll der Sitzung vom 12.05.2010“).
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Festzuhalten ist der Teilnehmerkreis, und zwar gegliedert nach tatsächlich anwesenden Personen und Personen, die das Protokoll bekommen, jedoch nicht am Meeting teilgenommen haben, dem Verteilerkreis.
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Ebenfalls protokolliert werden muss der Ort und der Zeitpunkt des Meetings sowie die Dauer. Optional kann noch vermerkt werden, wer die Besprechung geführt hat und wer der Protokollführer war.
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Die Themen der Besprechung werden nun idealerweise tabellarisch aufgeführt. Die einzelnen Spalten sollten eine laufende Themennummer, eine Themenbeschreibung, erarbeitete Ergebnisse sowie daraus abgeleitete Maßnahmen enthalten. Darüber hinaus sollte noch festgehalten werden, zu welchem Termin und von wem die Maßnahmen umgesetzt werden sollen. Wenn das Protokoll abschließend von allen freigegeben wurde, sind die darin getätigten Aussagen für alle Teilnehmer verbindlich.
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