Wie kann ich einen Beschwerdebrief schreiben?

Themenübersicht > Bildung     Veröffentlicht von: Gabriel -  13. August 2011

Was man braucht: Computer, Drucker, Mailprogramm, Papier, Briefumschlag, Briefmarke, Internet
Kostenpunkt: Bei Versand als Brief fallen Versandkosten von mindestens 55 Cent an.
Zeitaufwand: Ca. eine halbe Stunde
Schwierigkeit: leicht
Anmerkungen: Ein Beschwerdebrief sollte, wie jedes offizielle Anschreiben, heutzutage maschinell am Computer erstellt werden. Das handschriftliche Verfassen eines Briefes, was auch Beschwerdebriefe einschließt, ist nicht mehr zeitgemäß.
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Als Erstes schreibt man linksbündig oben die Kopfzeile. Diese besteht aus dem eigenen Namen, den vollständigen Adressdaten sowie der Telefonnummer und einer Email Adresse.
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In der obersten Zeile wird zusätzlich rechtsbündig der Ort und das aktuelle Datum vermerkt (Beispiel: “Berlin, 25.03.2011″).
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Nun ist ein kleiner Abstand zu lassen, etwa ein bis zwei Zeilen, dann folgt die Anschrift des Empfängers der Beschwerde. Handelt es sich dabei um eine Firma, sollten eine Abteilung und ein entsprechender Ansprechpartner benannt werden (Beispiel: “Zu Händen Herrn Müller”).
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Mit einer weiteren Zeile Abstand folgt nun der Betreff. Hier sollte in kurzen Worten klar werden, dass es sich um eine Beschwerde handelt und auf was genau sich die Beschwerde bezieht (Beispiel: “Betreff: Beschwerde, Kündigung Vertrag 0123456″).
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Nach weiteren zwei Abstandszeilen nun den Inhalt des Briefes schreiben. Als Einleitung empfehlen sich Höflichkeitsfloskeln (Beispiel: “Sehr geehrte Damen und Herren,”).
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Der Inhalt des Textes sollte klar, sachlich und verständlich sein. Auch wenn es sich um eine Beschwerde handelt, sollte man zwingend den Gebrauch beleidigender oder persönlich angreifender Wörter vermeiden. Immer wenn möglich, sollten Fakten dargestellt und entsprechend belegt werden.
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Auch wenn der Inhalt eventuell brisant ist, sollte der Beschwerdebrief mit einer Grußformel abgeschlossen werden (Beispiel: “Mit freundlichen Grüßen”). Darunter folgt der Name des Brieferstellers.
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Wichtig ist, den Beschwerdebrief nach dem Ausdruck handschriftlich zu unterschreiben.
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Nun den fertigen Beschwerdebrief in einen Briefumschlag stecken, zukleben und eine Briefmarke darauf kleben. Der Brief kann nun abgeschickt werden. Um sicherzustellen, dass der Brief den Empfänger tatsächlich erreicht, empfiehlt sich der Versand als Einschreiben.
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Wird der Beschwerdebrief per Mail versandt, sollte die Sendebestätigung aufgehoben werden und wenn möglich eine Lesebestätigung des Empfängers angefordert werden.
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