Was man braucht: PC, Textverarbeitungsprogramm
Zeitaufwand: Circa eine halbe Stunde
Schwierigkeit: Mittel
1
Eine Offerte unterscheidet sich nicht maßgeblich von einem Angebot. Auf eine Anfrage hin, wird ein passendes Produkt oder eine Dienstleistung offeriert. Damit ist eine Offerte in der Regel ein reaktives Schreiben, kann jedoch auch pro aktiv im Bereich des Marketing eingesetzt werden.
2
Aufzubauen ist eine Offerte nach dem Muster eines geschäftlichen Briefes. Der Briefbogen enthält die Unternehmensangaben sowie Ort und Datum. Darunter folgt das Anschriftenfeld, idealerweise mit einem konkreten, namentlich bekannten Ansprechpartner.
3
Nun sollte eine passende Überschrift gefunden werden, die ruhig hervorgehoben sein kann (Beispiel: „Vielen Dank für Ihre telefonische Anfrage. Wir haben für Sie das perfekt passende Angebot zusammengestellt: …“).
4
Nach einer formellen, möglichst persönlichen Anrede wird das Angebot konkret vorgestellt. An dieser Stelle kann ruhig ein wenig werbend geschrieben werden, um das eigene Produkt oder die Dienstleistung in das rechte Licht zu rücken (Beispiel: „Mit unserem Produkt … haben Sie ein Gerät an der Hand, welches Ihre Anforderungen erfüllen und übertreffen wird.“).
5
Insgesamt sollten alle wichtigen Informationen enthalten sein, wie etwa der Preis und der Leistungsumfang der Offerte sowie die Gültigkeit. Zu beachten ist an dieser Stelle der rechtsverbindliche Charakter einer Offerte. Ebenso wie beim Angebot, muss diese explizit ausgeschlossen werden (Beispiel: „Alle Preis- und Leistungsangaben in dieser Offerte sind freibleibend.“), um rechtlich einwandfrei zu sein.
6
Abschließen sollte man die Offerte mit einem passenden Satz und, falls möglich, persönlichen Kontaktdaten (Beispiel: Falls Sie Fragen zu dieser Offerte haben, steht Ihnen Herr Meier unter Telefon … zur Verfügung.“).
7
Unter die Offerte sind dann noch eine passende Grußformel sowie die eigene Unterschrift zu setzen.