Wie kann ich eine E-Mail schreiben – Muster?

Themenübersicht > Bildung     Veröffentlicht von: Gabriel -  6. Februar 2012

Was man braucht: PC, E-Mail Software, Internet
Zeitaufwand: Wenige Minuten
Schwierigkeit: Leicht
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Grundvoraussetzung, um eine E-Mail schreiben zu können, sind ein Computer mit Internetzugang sowie ein E-Mail Konto. Dieses erhält man bei diversen Anbietern (Beispiel: Anbieter: www.web.de ; www.gmx.de ; www.googlemail.com).
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Der erste Schritt beim Erstellen einer E-Mail ist die korrekte Adressierung. Empfänger ersten Grades, welche die Nachricht im Original erhalten sollen, werden in das „An“ Feld eingetragen. Mehrere Empfänger sind mit einem Semikolon zu trennen.
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Empfänger zweiten Grades, welche die Nachricht lediglich in Kopie erhalten sollen, sind im „Bc“ Feld einzutragen. Sie erhalten inhaltlich die gleiche Nachricht.
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Eine Besonderheit stellt das „Bcc“ Feld dar. Empfänger, die hier eingetragen werden, erhalten die E-Mail ebenfalls in Kopie, sind jedoch für alle anderen Empfänger nicht ersichtlich.
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Der nächste Schritt ist das Ausfüllen des Betreffs. Hier sollte ein möglichst aussagekräftiger Titel für die E-Mail gewählt werden (Beispiel: „Anmeldung zum Seminar am 29.04.11“). Dies erleichtert nicht nur dem Empfänger, die E-Mail thematisch einzuordnen, sondern verhindert ebenfalls, dass die E-Mail versehentlich als Spam deklariert wird.
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Den Textkörper der E-Mail sollte man nun gestalten, wie man auch einen Brief schreiben würde. Eingeleitet wird mit einer förmlichen Anrede (Beispiel: „Sehr geehrte Frau Ludof, …“).
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Wie bei einem Brief auch, sollte man beim Verfassen einer E-Mail auf eine angemessene Wortwahl achten. Der Inhalt sollte klar und präzise dargelegt, umständliche Verklausulierungen vermieden werden.
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Falls nicht anders vorgegeben, sollte die E-Mail im „HTML“ Format erstellt werden. Dies erlaubt die höchste Anzeigekompatibilität der verschiedenen E-Mail Programme untereinander.
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Beendet werden sollte eine E-Mail, wie ein Brief auch, mit einer angepassten Grußformel. Unterschrieben wird sie nicht.
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Falls Dateianhänge verwendet werden, ist darauf zu achten, dass die meisten Postfächer über eine Größenbeschränkung verfügen, die in der Regel bei circa 5 Megabyte liegt. Liegt die Größe der E-Mail darüber, wird sie nicht zugestellt.
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