Wie kann ich Absagen schreiben?

Themenübersicht > Bildung     Veröffentlicht von: Gabriel -  29. Oktober 2011

Was man braucht: PC, Textverarbeitungssoftware, Drucker, Papier, Stift
Zeitaufwand: Circa 20 bis 30 Minuten
Schwierigkeit: Leicht
1
Eine Absage ist in vielen Situationen notwendig, um die Gegenpartei über eine Entscheidung zu informieren. Da diese in der Regel negativ ausfällt, ist es besonders wichtig, sie möglichst positiv zu verpacken.
2
Wie die Absage gestaltet wird hängt zum einem vom Anlass und zum anderen vom gewählten Medium der ursprünglichen Anfrage ab. Eine Geburtstagseinladung per E-Mail kann auch mit einer formlosen E-Mail beantwortet werden, wohingegen eine schriftliche Bewerbung auch immer mit einem offiziellen Schreiben beantwortet werden sollte, auch wenn der Bewerber eine E-Mail Adresse angegeben hat.
3
Die Absage sollte mit einer formellen Anrede eingeleitet werden (Beispiele: „Sehr geehrter Herr Schneider, …“). Danach eine Leerzeile lassen und klein weiter schreiben.
4
Nun folgt der positiv zu formulierende Absagentext (Beispiel Bewerbung: „nochmals danken wir Ihnen für Ihre Bewerbung, die einen sehr positiven Eindruck bei uns hinterlassen hat.“). Hier wird also zunächst einmal eine positive Grundhaltung erzeugt, damit der Adressat die nun folgende Absage besser aufnimmt (Beispiel für Einladung: „ich danke Ihnen für die Einladung zu Ihrer Hauseinweihung.“
5
Nun den Kernsatz einfügen (Beispiel Bewerbung: „Dennoch bedauern wir Ihnen mitteilen zu müssen, dass wir uns für einen anderen Kandidaten entscheiden werden.“ ; Beispiel Einladung: „Leider ist es uns nicht möglich teilzunehmen, da wir zu diesem Zeitpunkt im Urlaub sein werden.“).
6
Beendet werden sollte die Absage mit einem höflichen Schlusssatz (Beispiel: „Wir wünschen Ihnen trotzdem für Ihre berufliche Zukunft alles erdenklich Gute.“).
7
Abschließend eine passende Grußformel einfügen (Beispiel: „Mit freundlichem Gruß“), dann ist die Absage fertig und kann entsprechend verschickt werden.
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